El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes motivos:
1.Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.
2.Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
3.Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
4.Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
5.Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima gestión del SGD.
El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos. Aunque este procedimiento suele cumplirse en formato papel, muchas empresas necesitan dar el salto a lo digital para trabajar de una forma mucho más eficiente.
Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.
¿Por qué es importante seguir un método minucioso y eficaz para archivar documentos?
El propio método para archivar documentos dice mucho sobre el funcionamiento y el estado en el que se encuentra la propia organización. Y es que el hecho de que se vuelva ilocalizable cualquier tipo de documento puede traducirse en una valiosa pérdida de tiempo o acarrear pérdidas económicas.
Además, en el otro lado de la ecuación nos encontramos con el ámbito legislativo. Por una parte, es necesario cumplir con los requisitos de control y seguridad de la información para un buen tratamiento de datos. Por otra parte, la ley obliga a conservar determinados documentos en relación a la actividad empresarial durante unos plazos mínimos.
Por tanto, dentro de la competencia de gestión documental, se requiere de un conjunto de conocimientos para el registro, organización, almacenamiento y recuperación de la información. Hoy en día, esto se traduce en un eficaz archivado de documentos digitales.
Las mejores técnicas y recomendaciones de archivado de documentos digitales.
La digitalización documental no hace más fácil su almacenaje por sí misma. Pese a que pasemos toda la documentación de formato papel a lo digital mediante, por ejemplo, equipos de escáner, para formar parte de la base de datos de redes privadas o en la nube; necesitamos adoptar hábitos y métodos de archivo que nos facilite el trabajo.
Configurar un protocolo sobre cómo almacenar los documentos digitales.
En este sentido es conveniente que todos los miembros de la organización empresarial empleen el mismo sistema para almacenar la información digital. Es decir, utilizar el mismo método para nombrar a los archivos y a las carpetas, por ejemplo, recurriendo a fórmulas descriptivas, acrónimos, etc.
La importancia de las subcarpetas
Es importante que todos tengan claro cuál es la jerarquía de carpetas digitales que hay en el sistema de gestión documental. Cuando el volumen de información es mayor es cuando hay mayor necesidad de subcarpetas para distribuir de forma ordenada la información.
Tener cuidado con las copias de seguridad.
Este es un paso que se hará automáticamente si contamos con soluciones ECM para archivar documentos digitalmente. De esta forma evitaremos, por ejemplo, tener que pasar a un disco duro extraíble información que nos interese conservar.
Emplear la fecha invertida para la codificación de archivos.
Escribiendo primero el año, luego el mes y el día es un método de gestión documental que permite al propio sistema ordenar a los archivos digitales automáticamente por su fecha.
La importancia de la conservación de los archivos para estudios de la historia de empresas, organizaciones de la sociedad civil, y de instituciones privadas en México.
Resumen:
Los archivos son prueba o testimonio de hechos, garantía de transparencia y al cabo del
tiempo se convierten en depósito de la memoria e identidad de sus generadores.
En ellos, los investigadores interesados en la evolución histórica del sector privado, bien
sean instituciones educativas, organizaciones de la sociedad civil y empresas pueden
encontrar importantes fuentes primarias de investigación a fin de recuperar una historia con
un amplio alcance social.
Escribir esa historia sólo se logra confrontando todas las metodologías y fuentes de
información procedentes tanto de archivos públicos como privados en donde los individuos
hayan dejado inscrita su memoria. En ese contexto los archivos generados por instituciones
privadas nos pueden testimoniar diversos aspectos.
La conservación, organización, sistematización y preservación de estas fuentes de
información histórica es una responsabilidad de las instituciones y organizaciones que las
generan o las tienen en custodia, a fin de que las acciones filantrópicas del presente
trasciendan como ejemplo y memoria a futuras generaciones, pero también son una
responsabilidad que han asumido tanto en el marco de ley como en la práctica las
instituciones gubernamentales, o en los archivos históricos de las Instituciones de Educación
Superior donde es frecuente la incorporación de fondos documentales de personas o
instituciones cuya trayectoria y desarrollo histórico son afines a los fondos resguardados por
Las clases de archivo se dividen de acuerdo a la necesidad de almacenamiento (tramitología y tiempo de vida de los documentos) entre los cuales son:
Archivo de Gestión
Archivo de gestión
También conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia y relación con los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento. Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de la empresa.
Archivo central
Archivo central
Se le conoce como archivo semiactivo. Conserva los documentos de consulta, es decir los que no son tan solicitados, pero mantienen su vigencia y utilidad
Archivo histórico
Archivo histórico
En ocasiones se le denomina archivo inactivo. Provienen del archivo central y de gestión, porque han perdido utilidad para los trámites. Se guardan por el valor añadido de investigación-
Las funciones que cumplen los archivos en una empresa
Funcionamiento de archivos
En Exact sabemos que la función principal de estos tipos de archivos es la prolija conservación y tratamiento de los documentos, para que el archivo sea el puente o modo de poder garantizar dicha acción. Además conservan de manera óptima los documentos a través del tiempo, mantienen el orden y la clasificación de la información, de manera lógica.
Por otro lado, también tienen la función de dar facilidad de búsqueda y consulta, ser centro activo, es decir, que haya relación entre la información nueva, con la mantenida a través del tiempo.
¿Cuál es la importancia de los archivos en una empresa?
La importancia de estos tipos de archivos radica en que hacen posible que se custodie las decisiones, actuaciones y memoria. Otro punto a resaltar es que conservan un patrimonio único e irremplazable que es transmitido con el pasar de los años.
Clasificación de los archivos
Al ya saber qué tipos o clases de archivos existen, podemos clasificar a los archivos de la siguiente manera:
Por su organización
Pueden ser centralizados, descentralizados o mixtos.
Por la continuidad de uso
Aquí están los activos, semiactivos e inactivos.
La clasificación de un archivo dependerá de la necesidad de la empresa, incluso cada organización puede contar con su propia clasificación. Por ejemplo, en los archivos del departamento de ventas no es el mismo que el área administrativa.
Para qué sirve la gestión de archivos en una empresa
La gestión de archivos está relacionada con la administración y sirve para que la información esté de manera organizada y controlada. Para que se dé esto, se debe contar con un sistema de gestión de archivos de Exact que ofrece una visión lógica de la organización de datos e identifica, localiza un archivo y controla el acceso de varios usuarios.
Además de almacenar de forma segura los archivos físicos y medios magnéticos en instalaciones de vanguardia que garantizan la seguridad e integridad a largo plazo y la disponibilidad del 100% de la información en cualquier momento
Beneficios del sistema de gestión de archivos
Los beneficios que te da la gestión de archivos son los siguientes:
Prevenir la pérdida de tiempo en recuperar documentos.
Tener el control del acceso a los documentos (impedir que terceras personas entren).
La destrucción de información de manera segura y certificada.
Ordenar los archivos como uno quiere y poder compartir documentos en grupos o teniendo acceso a la información.
Múltiples trabajos de empleados en el mismo documento y realizar una copia de seguridad y restaurarlo en caso suceda algo.
El sistema de gestión de archivos de Exact además de todas las ventajas mencionadas, te da la facilidad de poder acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminar o añadir. Contrata nuestros servicios y experimenta el mejor software de la región.
El BPO (Business Process Outsourcing), es un servicio de Gureak Marketing que cubre tareas o funciones ligadas a los procesos de negocio de nuestros clientes que te pueden resultar difíciles de llevar a cabo. Entre otras actividades características del BPO, encontramos la gestión documental, que se divide en la digitalización de documentos, planos, microfilms y fotos.
MGDA(modelo de gestión de documentos y Administración)
Digitalización de documentos
digitalización de documentos, archivos y libros con el fin de evitar pérdidas o deterioros en el material físico. Al escanear documentos, evitamos que acumules una gran cantidad de papeles durante años en las estanterías. Entre tanto material archivado en estanterías, es casi misión imposible que encuentres los documentos cuando los necesites. Cuando el material está digitalizado, sin embargo, es más fácil de encontrar. Almacenamos el material en soportes informáticos, para que puedas acceder a él cuando lo precises de la forma más rápida posible sin tener que moverte de tú puesto de trabajo.
Digitalización de Fotos
Escanear fotos es otro de los tipos de gestión documental que nos sirve para que puedas rescatar tus mejores recuerdos, tanto fotos actuales como negativos o diapositivas. Es importante que puedas disponer cómodamente del material para que lo utilices como desees, bien para consulta o para la infinidad de aplicaciones que están surgiendo cada día como álbumes digitales, regalos o fotodecoración.
Realizamos desde hace años digitalización de fotos, digitalización de microfilm, negativos o escaneamos planos para que tus recuerdos perduren en el tiempo y no se pierdan por un descuido o por la mala conservación de este delicado formato.
Digitalización de microfilms
El microfilm ha sido y sigue siendo un soporte de información importante en archivos históricos y en sectores tan dispares como la banca, la sanidad o la industria. Incluso en el caso de que el almacenamiento de la película fotográfica sea correcto, hay varios riesgos que pueden afectar a su estabilidad como los hongos, incendios, humedad o la contaminación química. Escanear un microfilm es la solución adecuada para su conservación.
Conviene añadir que el acceso a la información contenida en microfilms depende de costosos equipos de visualización, en los que el acceso es lento. En los últimos años muchas instituciones y empresas se han decidido a digitalizar microfilms, para aumentar la seguridad y el acceso a la información. En Gureak Marketing realizamos una importante gestión documental, trabajamos con diferentes tipos de microfilm como archivos históricos, libros, prensa, publicaciones, revistas o historias clínicas.
Digitalización de planos
Cada vez son más las empresas que trabajan con planos, mapas, carteles de grandes dimensiones o diseños técnicos y que optan por digitalizar esos archivos con la intención de poder almacenarlos adecuadamente y disponer de ellos en soporte digital.
Como parte de la gestión documental, escaneamos planos de los principales y más habituales formatos, desde el tamaño A0 hasta el A6 y lo podemos hacer tanto en nuestras instalaciones o en las del cliente. Digitalizamos y vectorizamos planos y otros diseños técnicos en el formato digital que desee.
Son numerosas las ventajas de digitalizar planos o carteles, desde la reducción de costes de búsqueda o su manejo. Reduces los riesgos por pérdida de planos y deterioros, ahorras en papel, tonners, impresoras, mobiliario de archivos. Al mismo tiempo, ganas en espacio físico para tu empresa. Un plano o un cartel histórico digitalizado, es más fácil de conservar y archivar. Se puede utilizar por ejemplo en una reunión; para manejarlo basta un dispositivo electrónico.
Destrucción documental
Una vez finalizada la manipulación y digitalización documental, la parte siguiente de la gestión documental consiste en proceder al principio del formulario servicio de destrucción de documentación certificada mediante una serie de pasos como el uso, retirada y sustitución de contenedores que permitan realizar un expurgo de la información confidencial.
Ofrecemos también el traslado del material a nuestras instalaciones donde se ubicarán en contenedores que serán almacenados, retirados y sustituidos. Esos contenedores están ubicados en un recinto cerrado con control de acceso, donde únicamente sólo pueden entrar operarios autorizados para el expurgo o destrucción de documentación certificada.
El expurgo se realiza en máquinas que cumplen con el grado 3 en la norma DIN 32757-1. Una vez que hemos realizado el proceso de expurgo o destrucción certificada, trasladamos los fardos de viruta a un gestor autorizado para su reciclaje.
Este servicio de expurgo o destrucción de documentos ofrece una serie de documentación que acredita la seguridad del proceso mediante un contrato de confidencialidad, un certificado de destrucción de documentos con su nivel de destrucción correspondiente y un certificado acreditativo de la cantidad de documentación llevada al gestor autorizado.
de información que guarden. Así lo haremos en este tutorial. Separaremos los grupos en archivos de imágenes, de texto, de vídeo, comprimidos... y nombraremos algunos programas asociados.
Los tipos de archivo más comunes son:
De texto: txt, doc, docx, etc.
De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
De audio: mp3, wav, wma, etc.
De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
De imagen de disco: iso, mds, img, etc.
Todos los formatos de archivo o extensiones están escritos en mayúscula en la columna de la izquierda. A su derecha y en la misma línea todos ellos poseen una explicación adjunta o bien los programas recomendados para su uso. Todas las extensiones más importantes y que requieren una explicación más completa están marcados con un asterisco (*) y ampliadas en la parte final de su categoría correspondiente.
Estos son los archivos necesarios para el funcionamiento interno del Sistema Operativo así como de los diferentes programas que trabajan en él. No esta recomendado moverlos, editarlos o variarlos de ningún modo porque estos tipos de archivos pueden afectar al buen funcionamiento del sistema.
386: Controlador de dispositivo virtual
ACA: Microsoft Agent Character
ACG: Vista previa de Microsoft Agent
ACS: Microsoft Agent Character
ACW: Configuración del asistente de Accesibilidad
ANI: Cursor animado
BAT: Archivo por lotes MS-DOS
BFC: Maletín
BKF: Copia de seguridad de Windows
BLG: Monitor del sistema
CAT: Catálogo de seguridad
CER: Certificado de seguridad
CFG: Configuraciones
CHK: Fragmentos de archivos recuperados
CHM: Ayuda HTML compilado
CLP: Clip de Portapapeles
CMD: Secuencia de comandos de Windows NT
CNF: Velocidad de marcado
COM: Aplicación MS-DOS
CPL: Extensión del Panel de control
CRL: Lista de revocaciones de certificados
CRT: Certificado de seguridad
CUR: Cursor
DAT: Base de Datos
DB: Base de datos
DER: Certificado de seguridad
DLL: Librería, extensión de aplicación
DRV: Controlador de dispositivo
DS: TWAIN Data Source file
DSN: Nombre del origen de datos
DUN: Acceso telefónico de red
EXE: Aplicación
FND: Búsqueda guardada
FNG: Grupo de fuentes
FOLDER: Carpeta
FON: Fuente
GRP: Grupo de programas de Microsoft
HLP: Ayuda
HT: HyperTerminal
INF: Información de instalación
INI: Opciones de configuración
INS: Configuración de comunicaciones de Internet
ISP: Configuración de comunicaciones de Internet
JOB: Objeto de tarea
KEY: Entradas de registro
LNK: Acceso directo
MSC: Documento de la consola común de Microsoft
MSI: Paquete de Windows Installer
MSP: Revisión de Windows Installer
MSSTYLES: Estilo visual de Windows
NFO: MSInfo
OCX: Control ActiveX
OTF: Fuente OpenType
P7C: Identificador digital
PFM: Fuente Type 1
PIF: Acceso directo a programa MS-DOS
PKO: Objeto de seguridad de claves públicas
PMA: Archivo del Monitor de sistema
PMC: Archivo del Monitor de sistema
PML: Archivo del Monitor de sistema
PMR: Archivo del Monitor de sistema
PMW: Archivo del Monitor de sistema
PNF: Información de instalación precompilada
PSW: Password Backup
QDS: Directorio de consulta
RDP: Conexión a Escritorio remoto
REG: Entradas de registro
SCF: Windows Explorer Command
SCR: Protector de pantalla
SCT: Windows Script Component
SHB: Acceso directo a documento
SHS: Recorte
SYS: Archivo de sistema
THEME: Tema de Windows
TMP: Archivo temporal
TTC: Fuente True Type
TTF: Fuente TrueType
UDL: Vínculos a datos
VXD: Controlador de dispositivo virtual
WAB: Libreta de direcciones
WMDB: Biblioteca multimedia
WME: Windows Media Encoder Session
WSC: Windows Script Component
WSF: Windows Script File
WSH: Windows Script Host Settings File
ZAP: Configuración de instalación de software
Los archivos de audio son todos los que contienen sonidos (no solo música). Las diferentes extensiones de estos tipos de archivos atienden al formato de compresión utilizado para convertir el sonido real en digital.
669: Winamp
AIF: Winamp
AIFC: Formato AIFF
AIFF: Winamp
AMF: Winamp
ASF: Windows Media
AU: Winamp
AUDIOCD: AudioCD
CDA: Winamp
CDDA: AIFF Audio
FAR: Winamp
IT: Winamp
ITZ: Winamp
LWV: Microsoft Linguistically Enhanced Sound File
MID: Winamp
MIDI: Winamp
MIZ: Winamp
MP1: Winamp
MP2: Winamp
MP3(*): Winamp
MTM: Winamp
OGG(**): Winamp
OGM: (Ogg)
OKT: Winamp
RA: Real Audio
RMI: Winamp
SND: Winamp
STM: Winamp
STZ: Winamp
ULT: Winamp
VOC: Winamp
WAV: Winamp
WAX: Acceso directo de audio de Windows Media
WM: Windows Media
WMA: Winamp
WMV: Windows Media
XM: Winamp
XMZ: Winamp
* MP3: Hoy por hoy es el formato más extendido para la compresión de música en Internet. Su alta calidad lograda en su pequeño tamaño lo hace el favorito de la mayoría de los usuarios para comprimir su música y compartirla en red.
** OGG: Este formato es totalmente abierto y libre de patentes. Tan profesional y de calidad como cualquier otro pero con todos los valores del movimiento Open Source.
Los formatos de video no sólo continen imágenes sino también el sonido que las acompaña. Es bastante habitual que al intentar visualizar un vídeo no podamos ver la imagen aunque sí oigamos el sonido. Esto es debido al formato de compresión utilizado en ellos que puede no ser reconocido por nuestro ordenador, por ello siempre se ha de tener actualizados los codecs de cada uno de los formatos.
ASF: Windows Media
AVI(*): BSPlayer
BIK: RAD Video Tools
DIV: DivX Player
DIVX: DivX Player
DVD: PowerDVD
IVF: Indeo
M1V: (mpeg)
MOV(**): QuickTime
MOVIE: (mov)
MP2V: (mpeg)
MP4: (MPEG-4)
MPA: (mpeg)
MPE: (mpeg)
MPEG(***): (mpeg)
MPG: (mpeg)
MPV2: (mpeg)
QT: QuickTime
QTL: QuickTime
RPM: RealPlayer
SMK: RAD Video Tools
WM: Windows Media
WMV: Windows Media
WOB: PowerDVD
* AVI: El tipo de archivo de video más extendido en Internet es el AVI. Calidad y tamaño son sus mayores valedores ante el público.
** MOV: Es el formato standard de video de Macintosh y es altamente utilizado en vídeos para reproducir en páginas web (trailers, publicidad...).
*** MPEG: siglas de "Moving Pictures Experts Group" también se encuentra como MPG
Los formatos de compresión son de gran utilidad a la hora del almacenamiento de información ya que hacen que esta ocupe el menor espacio posible y que se puedan reunir muchos ficheros en uno sólo.
ACE: WinACE
ARJ: WinARJ
BZ: IZarc / WinRAR
BZ2: IZarc / WinRAR
CAB: CAB Station
GZ: IZarc / WinRAR
HA: IZarc / WinRAR
ISO: WinRAR
LHA: IZarc / WinRAR
LZH: IZarc / WinRAR
R00: WinRAR
R01: WinRAR
R02: WinRAR
R03: WinRAR
R0...: WinRAR
RAR(*): WinRAR
TAR: IZarc / WinRAR
TBZ: IZarc / WinRAR
TBZ2: WinRAR
TGZ: IZarc / WinRAR
UU: WinCode / WinRAR
UUE: IZarc / WinRAR
XXE: IZarc / WinRAR
ZIP(**): WinZIP
ZOO: IZarc
* RAR: Formato de compresión muy efectivo, cuenta con uno de los mejores programas de compresión/descompresión que es capaz de soportar prácticamente todos los formatos no sólo el propio. Las extensiones R00, R01, R02... pertenecen también a este formato cuando el comprimido se divide en varias partes.
** ZIP: El otro gran utilizado. Soportado por la amplia mayoria de los programas extractores por ser de los más extendidos es el más conocido para el público en general.
Poco hay que decir de las imágenes y de sus tipos de archivo salvo que cada uno de ellos utiliza un método de representación y que algunos ofrecen mayor calidad que otros. También cabe destacar que muchos programas de edición gráfica utilizan sus propios formatos de trabajo con imágenes.
AIS: ACDSee Secuencias de imagen
BMP(*): XnView / ACDSee
BW: XnView / ACDSee
CDR: CorelDRAW Grafico
CDT: CorelDRAW Grafico
CGM: CorelDRAW Grafico
CMX: CorelDRAW Exchange Graphic
CPT: Corel PHOTO-PAINT
DCX: XnView / ACDSee
DIB: XnView / ACDSee
EMF: XnView / ACDSee
GBR: The Gimp
GIF(**): XnView / ACDSee
GIH: The Gimp
ICO: Icono
IFF: XnView / ACDSee
ILBM: XnView / ACDSee
JFIF: XnView / ACDSee
JIF: XnView / ACDSee
JPE: XnView / ACDSee
JPEG(***): XnView / ACDSee
JPG: XnView / ACDSee
KDC: XnView / ACDSee
LBM: XnView / ACDSee
MAC: MacPaint
PAT: The Gimp
PCD: XnView / ACDSee
PCT: PICT
PCX: XnView / ACDSee
PIC: XnView / ACDSee
PICT: PICT
PNG: XnView / ACDSee
PNTG: MacPaint
PIX: XnView / ACDSee
PSD: Adobe Photoshop
PSP: Paint Shop Pro
QTI: QuickTime
QTIF: QuickTime
RGB: XnView / ACDSee
RGBA: XnView / ACDSee
RIF: Painter
RLE: XnView / ACDSee
SGI: XnView / ACDSee
TGA: XnView / ACDSee
TIF: XnView / ACDSee
TIFF: XnView / ACDSee
WMF: XnView / ACDSee
XCF: The Gimp
* BMP: Extensión que nace del nombre de este formato BitMaP o Mapa de Bits, gran calidad pero tamaño excesivo no suele ser muy utilizado en Internet por su carga lenta.
** GIF: Este formato cuenta con características que lo hacen ideal para el uso en páginas web, como es la posibilidad de darle un fondo trasparente o insertarle movimiento.
*** JPEG: También se le ve como JPE y sobre todo como JPG es uno de los más extendidos, por su compresión y calidad, en páginas webs para logotipos y cabeceras.
Dentro de los documentos de texto hemos de diferenciar entre el texto plano y el enriquecido. Es decir, entre los formatos que sencillamente guardan las letras (txt, log...) y los que podemos asignarles un tamaño, fuente, color, etc. (doc)
DIC: Block de notas / WordPad
DOC(*): Microsoft Word
DIZ: Block de notas / WordPad
DOCHTML: HTML de Microsoft Word
EXC: Block de notas / WordPad
IDX: Block de notas / WordPad
LOG: Block de notas / WordPad
PDF: Adobe Acrobat
RTF: Microsoft Word
SCP: Block de notas / WordPad
TXT(**): Block de notas / WordPad
WRI: Write
WTX: Block de notas / WordPad
* DOC: Documentos de texto enriquecidos (posibilidad de asignarle formato a las letras) está especialmente extendido por ser el habitual de uno de los programas más utilizados el Microsoft Word.
** TXT: Formato de texto plano, habitual para registros.
IMAGENES DE CD
Para guardar en un archivo único lo incluido dentro de un CD se utilizan las llamadas "imágenes de disco", su nombre proviene de que son exactamente iguales a lo guardado en el disco, como una imagen reflejada en un espejo. Con ellas se pueden hacer múltiples copias idénticas de un disco.
MDS: Alcohol 120%
CCD: Alcohol 120% / CloneCD
CUE: Alcohol 120% / CDRWin (+.BIN)
ISO: Alcohol 120% / Ahead Nero
BTW: Alcohol 120%
CDI: Alcohol 120%
IMG: CloneCD (también de diskette y dibujo)
AHEAD NERO
NRA: Nero: CD audio
NRB: Nero: CD-ROM arranque
NRE: Nero: CD EXTRA
NRG: Ahead Nero
NRH: Nero: CD-ROM híbrido
NRI: Nero: CD-ROM ISO
NRM: Nero: CD mixto
NRU: Nero: CD-ROM UDF
NRV: Nero: CD supervídeo
CDC: Nero CD Cover
PROGRAMAS
La mayoría de los programas tienen formatos de archivo propios para utilizarlos en distintas funciones. Al ser bastante habituales algunos de ellos, detallamos los más importantes aquí.
OPENOFFICE
SDA: Dibujo
SDC: Hoja de cálculo
SDD: Presentación
SDS: Diagrama
SDW: Texto
SFS: Frame
SGL: Documento maestro
SMD: Mail Document
SMF: Fórmula
STC: Plantilla de hoja de cálculo
STD: Plantilla de dibujo
STI: Plantilla de presentación
STW: Plantilla de texto
SXC: Hoja de cálculo
SXD: Dibujo
SXG: Documento maestro
SXI: Presentación
SXM: Fórmula
SXW: Texto
VOR: Plantilla
QUICKTIME
QPX: Player Plugin
QTP: Preferences
QTS: QuickTime
QTX: Extension
QUP: Update Package
POWERPOINT
POT: Plantilla
POTHTML: Plantilla HTML
PPA: Complemento
PPS: Presentación
PPT: Presentación
PPTHTML: Documento HTML
WORD
DOT: Plantilla de Microsoft Word
DOTHTML: Plantilla HTML de Microsoft Word
WBK: Copia de seguridad de Microsoft Word
WIZ: Asistente para Microsoft Word
EXCEL
CSV: Archivo de valores separados por comas
DIF: Formato de intercambio de datos
DQY: Archivos de consulta ODBC
XLA: Complemento
XLB: Hoja de cálculo
XLC: Gráfico
XLD: Hoja de cuadros de diálogo
XLK: Archivo de copia de seguridad
XLL: Complemento XLL
XLM: Macro
XLS: Hoja de cálculo
XLSHTML: Documento HTML
XLT: Plantilla
XLTHTML: Plantilla HTML
XLV: Módulo VBA
XLW: Área de trabajo
MEDIA PLAYER
ASX: Lista de reproducción de audio o vídeo
WMP: Archivo del Reproductor
WMS: Archivo de máscara
WMX: Lista de reproducción de audio o vídeo
WMZ: Paquete de máscaras
WPL: Lista de reproducción
WVX: Lista de reproducción de audio o vídeo
MSN MESSENGER
CTT: Lista de contactos
YAHOO MESSENGER
YMG: Messenger Class
YPS: Messenger Class
INTERNET
ASP: Active Server Pages
CSS: Documento de hoja de estilos en cascada
HTA: HTML Aplicacion
HTM: HTML Documento
HTML: HTML Documento
HTT: Plantilla de hipertexto
JS: JScript Script File
JSE: JScript Encoded Script File
JSP: Archivo JSP
MHT: MHTML Documento
MHTML: MHTML Documento
PHP: Personal Home Page
SHTM: Archivo SHTM
URL: HTML Documento
XML: HTML Documento
XSL: Hoja de estilos XSL
EML: Outlook / Eudora / The Bat
MBX: Eudora Mailbox
MSG: Mensaje E-mail
NWS: News Mensaje
MISCELÁNEA
BIN: Binario
CLASS: Java
C: C
CPP: C
JAVA: Java
M3U: Winamp playlist file
MAX: 3D Studio Max
SPL: Shockwave Flash Object
SWF: Shockwave Flash Object
VBS: Visual Basic Script
Por último dejar claro que existen infinidad de extensiones y tipos de archivos y que algunas de ellas pueden pertenecer a categorías distintas y ser utilizadas por programas totalmente diferentes.
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.
Cuando el Gestor de archivos está en uno de sus modos de vista de iconos, puede identificar el tipo de datos de un archivo por el icono que se utiliza para representar el archivo. Cada tipo de datos tiene un icono diferente.
La mayoría de los programas de aplicación identifican un número limitado de tipos de datos. Por ejemplo, un editor de documentos probablemente no puede leer un archivo de hoja de cálculo. El escritorio le ayuda a reconocer diferentes tipos de archivos mediante una base de datos de tipos de datos. En la mayoría de los casos, cuando hace doble clic en un archivo, el escritorio ejecuta automáticamente la aplicación que reconoce el tipo de datos de este archivo.
La longitud máxima permitida para un nombre de archivo varía de un sistema a otro. Algunos sistemas operativos no permiten nombres de archivo superiores a 14 caracteres. Si fuera necesario, consulte al administrador de su sistema
El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.
El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos. Aunque este procedimiento suele cumplirse en formato papel, muchas empresas necesitan dar el salto a lo digital para trabajar de una forma mucho más eficiente.
Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.
Cada archivo tiene un propietario. En el caso de archivos nuevos, el usuario que crea el archivo es el propietario de dicho archivo. El propietario asigna una modalidad de acceso al archivo. Las modalidades de acceso otorgan a otros usuarios del sistema permiso para leer, modificar o ejecutar el archivo. Sólo el propietario del archivo o los usuarios con autorización root pueden cambiar la modalidad de acceso de un archivo.
Existen tres clases de usuarios: usuario/propietario, grupo y todos los demás. El acceso se otorga a esas clases de usuario en alguna combinación de las tres modalidades: lectura, grabación o ejecución. Cuando se crea un archivo nuevo, los permisos por omisión son de lectura, de grabación y de ejecución para el usuario que ha creado el archivo. Los otros dos grupos tienen permiso de lectura y de grabación. En la tabla siguiente se muestran las modalidades de acceso a archivos por omisión de las tres clases de grupos de usuarios:
El sistema determina quién tiene permiso y el nivel de permiso que tienen para cada una de estas actividades. En el sistema operativo, las modalidades de acceso se representan de forma simbólica y también de forma numérica.
Representación simbólica de las modalidades de acceso
Las modalidades de acceso se representan simbólicamente.
Representación numérica de las modalidades de acceso
Numéricamente, el acceso de lectura se representa mediante un valor de 4, el permiso de grabación mediante un valor de 2 y el permiso de ejecución mediante un valor de 1. El valor total entre 1 y 7 representa la modalidad de acceso para cada grupo (usuario, grupo y otros).
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