Función de los archivos

 Las funciones que cumplen los archivos en una empresa

Funcionamiento de archivos 

En Exact sabemos que la función principal de estos tipos de archivos es la prolija conservación y tratamiento de los documentos, para que el archivo sea el puente o modo de poder garantizar dicha acción. Además conservan de manera óptima los documentos a través del tiempo, mantienen el orden y la clasificación de la información, de manera lógica. 

Por otro lado, también tienen la función de dar facilidad de búsqueda y consulta, ser centro activo, es decir, que haya relación entre la información nueva, con la mantenida a través del tiempo.

 

¿Cuál es la importancia de los archivos en una empresa? 

La importancia de estos tipos de archivos radica en que hacen posible que se custodie las decisiones, actuaciones y memoria. Otro punto a resaltar es que conservan un patrimonio único e irremplazable que es transmitido con el pasar de los años.

Clasificación de los archivos

Al ya saber qué tipos o clases de archivos existen, podemos clasificar a los archivos de la siguiente manera:

Por su organización

Pueden ser centralizados, descentralizados o mixtos. 

Por la continuidad de uso

Aquí están los activos, semiactivos e inactivos.

La clasificación de un archivo dependerá de la necesidad de la empresa, incluso cada organización puede contar con su propia clasificación. Por ejemplo, en los archivos del departamento de ventas no es el mismo que el área administrativa.

 

Para qué sirve la gestión de archivos en una empresa

La gestión de archivos está relacionada con la administración y sirve para que la información esté de manera organizada y controlada. Para que se dé esto, se debe contar con un sistema de gestión de archivos de Exact que ofrece una visión lógica de la organización de datos e identifica, localiza un archivo y controla el acceso de varios usuarios.

Además de almacenar de forma segura los archivos físicos y medios magnéticos en instalaciones de vanguardia que garantizan la seguridad e integridad a largo plazo y la disponibilidad del 100% de la información en cualquier momento

Beneficios del sistema de gestión de archivos

Los beneficios que te da la gestión de archivos son los siguientes:

Prevenir la pérdida de tiempo en recuperar documentos.

Tener el control del acceso a los documentos (impedir que terceras personas entren).

La destrucción de información de manera segura y certificada.

Ordenar los archivos como uno quiere y poder compartir documentos en grupos o teniendo acceso a la información. 

Múltiples trabajos de empleados en el mismo documento y realizar una copia de seguridad y restaurarlo en caso suceda algo.

El sistema de gestión de archivos de Exact además de todas las ventajas mencionadas, te da la facilidad de poder acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminar o añadir. Contrata nuestros servicios y experimenta el mejor software de la región.